Facility Management

FM Audit

Wenn es zu der Entscheidung kommt, welchem FM-Anbieter ein Unternehmen den Zuschlag gibt, sind Kosten in der Regel der Hauptfaktor.

Während die Auswirkungen der Kostensenkung in der Gastronomie sehr schnell bemerkt werden (z.B. durch minderwertige Lebensmittel), können die Auswirkungen von unzureichendem Facility Management für Monate oder Jahre unentdeckt bleiben.

Ein FM-Vertrag enthält Grundleistungen, die in der Grundgebühr enthalten sind, und Zusatzleistungen, für die der Auftraggeber zusätzliche Kosten erhebt. Nicht jeder FM-Vertrag ist in nicht-technischer und klar verständlicher Sprache verfasst. zu bestimmen, ob eine einzelne Aufgabe eine Grund- oder Zusatzleistung umfasst, kann schwierig sein.

Während die grosse Mehrheit der FM-Provider eine hervorragende Arbeit leisten, haben wir aus langer Erfahrung gesehen, dass ein Mitarbeiter des FM-Anbieters weniger Zeit haben kann, um ordnungsgemässe Wartung durchzuführen, als es angemessen ist, sie sind unter Umständen weniger qualifiziert, als der Kunde es wünscht, oder sie klassifizieren Aufgaben der Grundleistungen irrtümlicherweise als Zusatzleistungen.

Mangel an Zeit oder Kenntnissen kann zu fehlerhafter Wartung führen, was wiederum weitere Massnahmen zur Korrektur der ursprünglichen (fehlerhaften) Aktion zur Folge haben kann. In solchen Fällen zahlt der Kunde für fehlerhafte Arbeit, dann zahlt er nochmals, um die fehlerhafte Arbeit korrigieren zu lassen. Der Kunde wird wieder bezahlen, wenn das Gerät wegen fehlerhafter Wartung frühzeitig ersetzt werden muss. In unserer Erfahrung sind diese oben beschriebenen Szenarien leider nicht ungewöhnlich.

Ziel der FM-Prüfung ist es, Fälle von fehlerhafter Instandhaltung zu identifizieren und eine ordnungsgemässe Klassifizierung der Aufgaben (in Grund- und Zusatzleistungen) vorzunehmen. Bei Bedarf kann der finanzielle Verlust für den Kunden berechnet werden.

Outsourcing Analyse

'Es schien damals eine vernünftige Entscheidung zu sein.'

'Outsourcing' von Betrieb und Wartung eines Gebäudes oder Prozesses spart Geld und Managementzeit, kurzfristig zumindest. Auf längere Sicht ist das Ergebnis nicht immer das erhoffte.

Die Erhaltung eines Gebäudes ist nicht gleichzusetzen mit der Erhaltung eines Autos. Gebäude sind etwas komplexer, die Nutzung kann sich ändern, die Dokumentation kann verloren gehen, das Gebäude kann umgebaut werden, HVAC-Geräte können geändert oder ersetzt werden.

Die Bedienung und Wartung der HVACE (HLKSE) Ausstattung erfordert eine gründliche Kenntnis sowohl des Gebäudes als auch seiner Technik. Dieses Wissen wird entweder aus der vollständigen Gebäudedokumentation oder aus der Erfahrung mit dem Gebäude und seiner technischen Ausrüstung genommen. Auch wenn die Dokumentation abgeschlossen ist, erfordert ein vollständiges Verständnis des Betriebs des Gebäudes und seiner Ausrüstung einige Kenntnis.

In manchen Fällen steigt das zur Wartung benötigte Qualifikationsniveau mit dem „Outsourcing“ an; ein FM Provider stellt das Fachpersonal zur Verfügung. Umgekehrte Fälle gibt es leider häufig auch.

Aus unserer Erfahrung und aus unserem Engagement in technischen Arbeitsgruppen (mit dem Bundesamt für Energie und verschiedenen Kantonen) im Bereich Facility Management ist es klar, dass FM-Anbieter nicht über ein solches Fachpersonal verfügen und möglicherweise die Kosten des ursprünglichen Wartungspersonals, im derzeitigen hart umkämpften Markt, nicht aufrechterhalten können.

Wenn das Gebäude oder der Prozess einfach und die Dokumentation vollständig ist, gibt es geringe Risiken beim „Outsourcing“ des Facility Managements.

Ist das Gebäude oder der Prozess jedoch komplexer (z.B. ein mehrstufiges Verfahren, ein grosses oder teilweise passives Gebäude) oder wenn die Dokumentation unvollständig ist (z.B. fehlende Schemata, fehlende Wartungsdaten), kann das „Outsourcing“ des Facility Management zu erheblichen Risiken für den Betrieb des Gebäudes führen.

FM Gap Analyse

Im derzeitigen hart umkämpften FM-Markt bringen die FM-Dienstleister manchmal nicht die komplette von ihnen offerierte Leistung, sei es aus Versehen oder nicht. Nicht jedes FM Service Level Agreement (SLA) ist in nicht-technischer und klar verständlicher Sprache verfasst. Zu verstehen, was eine bestimmte Klausel in dem jeweiligen Gebäude oder Fabrik tatsächlich bedeutet, erfordert ein gewisses Mass an Erfahrung. Aus unserer eigenen Erfahrung sind sich sogar FM-Anbieter selbst nicht immer über die genauen Bedeutungen von SLA-Klauseln sicher. Ist das FM Service Level Agreement korrekt verfasst, enthält der Vertrag keine unnötigen Pflichten. Das Versäumnis, bestimmte Dienste zu erbringen, mag anfangs keine Auswirkungen haben, ist aber langfristig schädlich für die Gebäudesubstanz, die Gebäudetechnik (Heizung, Lüftung etc.) und den Baubetrieb (Energiekosten).

Die Service Level Agreement verweist auf andere Dokumente, z.B. Wartungshandbücher für mechanische und elektrische Geräte. Die beiden Dokumente müssen zusammen gelesen werden, um festzustellen, welche Dienstleistung auf einem Gerät durchgeführt werden muss und wann. Nimmt man das Beispiel eines Kühlturms, wo die Wartungsanleitung alle sechs Monate das Reinigen der Registern empfiehlt. Schäden an den Registern aufgrund von nicht ausgeführter Wartung, macht irgendwann deren Ersatz erforderlich, allerdings wird der Schaden erst nach einigen Jahren ersichtlich und der FM-Anbieter kann bis dahin schon wieder gewechselt haben.

In der „FM-Gap-Analyse“ setzen wir auf unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen FM-Anbietern, um ihre tatsächliche Leistungserbringung zu analysieren. Wir vergleichen dies mit dem was in der SLA offeriert wurde, und finden für den Kunden die Diskrepanzen oder Lücken ('Gap'). Diese Diskrepanzen bestehen aus Dienstleistungen, die offeriert, aber nicht durchgeführt wurden.

Zusätzlich zu den nicht erbrachten Leistungen bestimmen wir:
- welche zusätzlichen Betriebskosten entstanden sind
- gibt es Schaden an Bausubstanz oder Ausrüstung und wenn ja was
- der Wert des nicht ausgeführten Dienstes
- die Kosten für Reparaturen an Substanz oder Ausrüstung

Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Gap-Analyse mindestens einmal während der Lebensdauer eines FM-Vertrages erforderlich ist, in der Regel einmal alle drei bis vier Jahre.